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必要経費になる?ならない?個人事業主のよくある疑問まとめ

更新日: 2023/08/21 PR
必要経費になる?ならない?個人事業主のよくある疑問まとめ

個人事業主が「これって経費にできる?」と悩みがちな事例を、Q&A形式でわかりやすく解説します。必要経費をもれなく計上することで、所得税などの負担を最小限にできます(収入 – 必要経費 = 所得)。

INDEX

目次

    必要経費とは?

    必要経費とは、ざっくりいうと「ビジネスのために使ったお金」のことです。たとえば、商品を作るための材料費や、事務所の家賃、お客さんとの打ち合わせのための食事代などです。一方、自分や家族の生活費などは原則として必要経費になりません。

    個人事業主の必要経費とは?事業所得の計算方法

    所得税や住民税の負担は、所得が少ないほど軽くなります(収入 – 必要経費 = 所得)。必要経費を漏れなく計上すれば、所得を最小限に抑えられるので、余計な税金を納めずに済みます。

    ただし、何をもって「必要」とするかは、法律で明確には線引きされていません。その都度、常識の範囲で自ら判断する必要があります。税務署から説明を求められることもあるので、レシートなどの証拠や記録もしっかり保存しておきましょう。

    必要経費になるもの・ならないもの一覧

    経費になる・ならないの判断基準は「事業と関係があるか」です。売上に直結する仕入れなどの費用や、業務で使う道具や場所にかかる費用などは、基本的に経費になると考えます。

    経費にできるもの 経費にできないもの
    ・コピー用紙やペンなどの事務用品代
    ・取引先との食事代
    ・自宅兼事務所の家賃の一部
    ・パソコンやプリンターなどの備品代
    ・個人事業税などの納付額
    ・出張や営業の交通費
    ・スキル習得の教育・研修費
    ・広告やPRの費用
    ・事業のネット料金や電話代
    ・商品の仕入れ代金
    ・事業と無関係の食事代
    ・私用もできる衣服代
    ・所得税や住民税の納付額
    ・国民年金や国保の保険料
    ・生命保険の保険料
    ・休暇や観光の旅行費用
    ・家族や友人への贈り物
    ・子供の学費や教育費
    ・個人的なスポーツジムの会費
    ・個人的な医療費

    上表の「経費になるもの」は、あくまで一般論です。個別の状況によっては、経費にできない場合もあります。後述のQ&Aなども併せてごらんください。

    ここからは、Q&A形式で具体例を挙げながら、経費になる・ならないのポイントをわかりやすく解説していきます。

    Q. 自宅兼事務所の家賃は経費になる?

    個人事業主の自宅兼事務所については、家事按分(かじあんぶん)という方法で、家賃の一部を「地代家賃」として経費にできる場合があります。業務で使うスペースが生活空間から明確に区分されていて、それを「客観的かつ合理的」に説明できればOKです。

    家事按分のわかりやすい考え方 – 面積で分ける場合

    使用面積で按分比率を設定する(地代家賃)

    たとえば、100㎡の自宅兼事務所をビジネス用に30㎡、プライベート用に70㎡使っているとします。この面積を基準に家事按分できれば、家賃の30%が経費になります。家賃が20万円だとしたら、経費は「20万円 × 30% = 6万円」です。

    家事按分のやり方を具体例でわかりやすく解説

    Q. カフェで仕事をする際の飲食代は経費になる?

    事務所を持っておらず、カフェでしか仕事ができない状況であれば、場所代として妥当な金額までは経費にできると考えられます。勘定科目は「雑費」でもよいですが、頻繁に利用するなら「場所代」などの勘定科目を新たに作っても構いません。

    ちなみに、取引先の接待などで飲食代を負担した場合は、自分が飲み食いした分も含めて「接待交際費」として経費にできます。レシートの裏などに、誰と何の目的で会食したのか書いておきましょう。

    Q. Suicaで払ったら経費になる?

    Suicaで買い物をした場合も、事業に必要な支出であれば必要経費にできます。ただし、Suicaの使い方によって経費計上するタイミングが異なるので注意しましょう。

    用途を1つに限定しているSuica 雑多な用途で使うSuica
    チャージした時点で経費にする 買い物をした時点で経費にする

    たとえば、「このSuicaは事業の交通費にしか使わない」のように用途を決めている場合は、チャージした金額をそのまま経費にしても差し支えありません。

    一方、使い道を限定していないSuicaは、チャージした金額をそのまま経費にするのではなく、使った金額をそのつど経費にしていくのが一般的です。

    Suicaで経費を払ったときの記帳方法をわかりやすく

    Q. メルカリで買ったものは経費になる?

    メルカリなどで領収証がそもそも発行されない場合は、領収証の保存をしなくても帳簿に記帳すれば経費にできます。帳簿だけだと不安だという人は、出金伝票という書類を自分で書いて保存してもよいです。

    ただし、メルカリから「お支払いがありました」などのメール通知が届いている場合は、領収証の代わりにそのメールを保管する必要があります(電子取引の電子保存)。

    Q. 税金を納めたら経費になる?

    税金の種類によって、経費にできるもの・できないものが決まっています。所得税と住民税は一切経費にできませんが、たとえば「個人事業税」については「租税公課」の勘定科目で経費にできます。

    経費にできる税金・できない税金(主な例)
    経費にできる税金 経費にできない税金
    ・個人事業税
    ・固定資産税*
    ・自動車税*
    ・所得税
    ・住民税
    ・相続税

    * 事業に必要な部分のみ経費にできる

    固定資産税や自動車税は、事業用の資産や車に対して課税された場合のみ経費にできます。たとえば、プライベート用の車にかかる自動車税は経費にできません。

    個人事業主が納める税金の仕訳方法まとめ【記帳例つき】

    Q. 個人事業主の給与は経費になる?

    個人事業主が自分自身に給料や報酬を払っても、必要経費には該当しません。そもそも生活費などは、事業に関係なく支払うはずのお金です。事業で稼いだお金から生活費を取り分けても「事業に必要な支出」とはいえません。

    また、一緒に生活している家族に事業を手伝わせて給与を支払っても、原則として必要経費にはできません。例外として、フルタイムに近い形で事業に貢献しているなど、一定の要件を満たす家族がいれば、経費計上できる場合があります(専従者給与)。

    給与をあげたら経費にできる?事業主・家族・従業員への給与

    Q. 国民年金や国民健康保険の保険料は経費になる?

    国民年金や国民健康保険の保険料は経費にはできませんが、社会保険料控除の対象になります。社会保険料控除は「所得控除」の一種です。確定申告書にその金額を記入する必要があるので、納付書の控えなどは証拠として保管しておきましょう。

    所得控除には、ほかにも基礎控除生命保険料控除配偶者控除などがあり、特定の条件を満たす場合や、特定の支出をした場合に所得から差し引けます。「所得 - 所得控除 = 課税所得」の金額に税率をかけるので、所得控除が多いほど節税につながります。

    Q. スキルアップのためのスクール費用は経費になる?

    業務に直結するスキルアップにかかる費用は、基本的には経費にできると考えられます。書籍代の勘定科目は「新聞図書費」、スクール代は「研修費」で記帳するのが一般的です。

    ただし、学習項目のなかに業務と関係ない項目が含まれている場合は、経費として認められない恐れがあります。業務との関連性をしっかり説明できるように、学習内容などを客観的な証拠とともに記録しておくとよいです。

    Q. パソコンの購入代金は経費にできる?

    10万円以上の備品を買った場合は、数年に分けて経費にするのが原則です(減価償却費)。何年かけて経費にすべきかは、その備品の種類によって異なります。たとえば、パソコンなら4年と決まっています。

    減価償却とは? (例:10万円以上のパソコン)

    減価償却費の計算方法(法定耐用年数が4年の場合の例)

    上記のケースでは、40万円のパソコンを購入しているので、1年あたりの経費は「40万円 ÷ 4年 = 10万円」と考えます。購入月が1月であれば、計算はこれだけでOKです。もし購入月が2月以降なら、さらに月割計算が必要です。

    減価償却のやり方をわかりやすく【初心者向け】

    ちなみに、10万円未満の安価なパソコンであれば、減価償却をせずにそのまま全額をその年の経費にできます。その場合、勘定科目は「消耗品費」を用いるのが一般的です。

    Q. 仕入れた商品は売れなくても経費になる?

    商品の仕入れ代金は、年内に売れたらその年の経費になります。一方、年内に売れなかった商品は、その年の経費にはなりません。そのため、年末(12月31日)の決算のときに、商品在庫を抱えているお店は「棚卸し」という業務を行います。

    「棚卸し(たなおろし)」とは、簡単に言うと、在庫品の金額や数量を確認し、帳簿に反映させる作業です。上述のとおり、売れ残った在庫についてはその年の必要経費にできないので、帳簿上では棚卸資産として扱います。

    Q. 美容院代や衣装代は経費にできない?

    基本的に、美容院代を経費にするのは困難だと言われています。髪を切ったり染めたりした効果は、プライベートにも相当及んでいると考えられるからです。洋服代なども同様で、基本的には経費にできません。

    例外として、よく俳優業やモデル業などが挙げられます。業務上、特殊な髪型に変える必要があり、撮影後にもとに戻す場合などは美容院代を経費にできることがあります。また、経費計上しやすい衣装代としては、飲食店などでお店の名前が入ったユニフォームを作る場合が挙げられます。

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