消耗品費とは？具体例・仕訳例・雑費との区別など

更新日: 2020/10/23

「消耗品費」について、他の勘定科目との使い分けや、記帳の仕方をまとめました。主に、事務用品や備品の購入費用など、身の回りの細かな費用が「消耗品費」に該当します。ただし、購入費用が10万円以上の場合は、原則として「減価償却」が必要です。

INDEX

消耗品費とは？

10万円未満の事務用品や備品、電子機器などを購入する場合、その費用は「消耗品費」として仕訳をします。消費税区分は「課税」です。文房具や日用品、パソコン周辺機器に加え、ソフトウェアの使用料やコピー代金など、様々なものが該当します。

ただし「取得価額」が10万円以上の場合は「減価償却」が必要になり、単純には経費計上できません。「取得価額」とは、ざっくり言うと「本体価格＋購入にかかる費用」のことです。（詳細は後述）

消耗品費の具体例

事務用品	器具・備品	日用品	その他
・筆記用具・ノート・ファイル・コピー用紙・インクやトナー・領収書や請求書・封筒・印鑑・名刺	・パソコン・キーボード・マウス・USBメモリ・LANケーブル・機械部品・デスク・椅子・ロッカー	・蛍光灯や電球・電池・お茶やコーヒー・食器・洗剤・ゴミ袋・ティッシュ・タオル・植物	・ソフトウェア・ライセンス料・クラウド会計ソフトの利用料・コピー代金・ガソリン代

例を挙げればキリがありませんが、上記のようなものを購入する費用は「消耗品費」として経費に計上できます。ただし、一部は他の勘定科目でも仕訳できます。

混同しやすい勘定科目 – 雑費・事務用品費など

「消耗品費」に該当する費用の多くは、他の勘定科目でも仕訳できます。「これは消耗品費？」と判断に迷う場合も、帳簿の付け方に一貫性があれば、基本的にはどの勘定科目を使っても問題ありません。

費用（購入費用）	使える勘定科目
筆記用具ノートファイル	事務用品費
封筒	通信費
蛍光灯や電球機械部品	修繕費
ガソリン代	旅費交通費

一貫性のある帳簿づけとは、つまり「いちど消耗品費で仕訳した費用は、その後もずっと消耗品費で仕訳する」ということ。年をまたいでも、この一貫性を保ちましょう。こうしたルールが守れていれば、上記のような費用にはどちらの勘定科目を使ってもOKです。

「事務用品費」はわざわざ使わなくてOK

「事務用品費」の勘定科目は、決算書に記載がありませんが、文房具などの購入費用を仕訳する際にしばしば使われます。しかし、一般的な個人事業の場合、事務用品の購入費用はそこまで大きくならないため、わざわざ消耗品費と区別する必要はありません。

「雑費」はできるだけ使わない

「雑費」の勘定科目は、どの勘定科目にも当てはまらない場合に使います。該当するのはクリーニング代やゴミの処理費用など、少額かつ利用頻度の低いもの。「雑費」を多用すると会計の内容が不明瞭になるため、使用はできるだけ避けましょう。

仕訳例① 消耗品費の基本的な記帳例

たとえば、書類を整理するためのファイル（2,000円分）を現金で購入した場合、複式簿記では以下のように仕訳します。

複式簿記の記帳例

日付	借方	貸方	摘要
20XX年5月18日	消耗品費 2,000	現金 2,000	ファイル

なお、複式簿記は65万円・55万円の「青色申告特別控除」を受けるために必要な記帳方法です。単式簿記の場合は以下のように記帳すればOKです。

単式簿記の記帳例

日付	消耗品費	摘要
20XX年5月18日	2,000	ファイル

経費にできるのは使った分だけ – 年末のまとめ買いは要注意！

原則として、その年の経費にできるのは「その年に使った分」の購入費用だけです。「その年に使わなかった分」は、いったん「貯蔵品」に計上して、翌年以降に経費として処理するのが原則です。

消耗品費と貯蔵品の分け方

ただし、以下２点の両方にあてはまる消耗品は、「使わなかった分」も含めて、全額をその年の経費に計上して問題ありません。

毎年、おおよそ一定の量を購入するもの
毎年、継続的に消費するもの

上記に当てはまらないものは注意が必要です。例えば、年末の特別セールで備品をまとめ買いした場合などは、税金を減らすための所得操作だと思われないよう、原則に従って「年内に使った分」だけを経費に計上しましょう。

仕訳例② 年末にまとめ買いをした場合の記帳例

たとえば、年末のセールでプリンター用のインクカートリッジ30個（3万円）をまとめ買いしたとします。購入時には、通常どおり全額を「消耗品費」に計上しましょう。

購入時の仕訳例

日付	借方	貸方	摘要
20XX年12月20日	消耗品費 30,000	現金 30,000	インクカートリッジ

このうち、年内に使ったのが5個だけだったとすると、残りの25個は決算時（12月31日）に「貯蔵品」に計上する必要があります。

期末の仕訳例

日付	借方	貸方	摘要
20XX年12月31日	貯蔵品 25,000	消耗品費 25,000	インクカートリッジ

なお、ここで計上した「貯蔵品」は、年が明けたら再び「消耗品費」に戻してOKです。

期首の仕訳例

日付	借方	貸方	摘要
20XX年1月1日	消耗品費 25,000	貯蔵品 25,000	インクカートリッジ

ちょっと面倒ですが、原則的には、このようにして「その年の経費」を正しくカウントする必要があるわけです。なお、翌年も使わなかった分については、翌年の決算時に同様の処理を行います。

厳密に言うと、「貯蔵品」に計上する金額は「その年に使わなかった数 × 最後に買ったときの単価」で算出する（最終仕入原価法）。これは、「貯蔵品」が所得税法上の「棚卸資産」に該当するためである。

減価償却が必要になる基準 – 10万円以上のものを買ったら

事業用の備品などを購入した際、その「取得価額」が10万円以上なら「減価償却」が必要です。「取得価額」とは、ざっくり言うと「本体価格＋購入にかかる費用」のこと。10万円以上の場合、購入時に「消耗品費」の勘定科目で経費計上するのはNGです。

取得価額が10万円未満……購入時に全額を経費計上する
取得価額が10万円以上……購入時は資産に計上して、あとで「減価償却」をする

ちなみに、取得価額が10万円以上でも「使用可能な期間」が1年未満なら「消耗品費」として経費に計上できます。摩耗の激しい高価な機械部品などがこれに当たります。とはいえ、該当するものは非常に少ないため、こちらの条件はあまり気にしなくてOKです。

取得価額とは？

「取得価額」とは、単純に購入した「値段」のことではありません。本体価格だけでなく、購入にかかった送料や手数料などを含めた合計金額を指します。購入にかかった費用の合計が10万円以上なら「減価償却」が必要になるということです。

取得価額はセットで考える

「応接セット」や「パソコン本体とディスプレイやキーボード」など、セットで使うものを購入した場合は、それらの購入費用の合計を取得価額とみなします。つまり、5万円の椅子でも7万円のテーブルとセットなら「消耗品費」には計上できません。
>> 消耗品費と減価償却費の違い

まとめ – 消耗品費の重要ポイントと具体例

「取得価額」が10万円未満の事務用品や備品などを買ったら、その費用は「消耗品費」として経費計上します。「取得価額」とは、ざっくり言うと「本体価格＋送料や手数料など」のこと。セットで使うものを買う場合は、購入費用の合計を「取得価額」とします。

消耗品費の重要ポイント

取得価額が10万円未満なら「消耗品費」として経費計上できる
取得価額が10万円以上なら、原則「減価償却」が必要
減価償却が必要な場合は、購入時に経費計上できない
「消耗品費」に該当しそうなら、できるだけ「雑費」の科目は使わない
大抵の場合「事務用品費」と「消耗品費」の勘定科目を区別する必要は無い
原則として、経費に計上できるのは「その年に使った分」だけ
その年に使わなかった分は、期末に「貯蔵品」として資産に計上する
期末に計上した「貯蔵品」は、期首に「消耗品費」に戻してOK

年内に使い切らない場合でも、毎年「おおよそ一定の量を購入するもの」で「継続的に消費するもの」であれば、購入した日付で「消耗品費」に計上してOKです。例年にないまとめ買いなどをした場合のみ、「貯蔵品」として処理しましょう。

消耗品費の具体例

事務用品	器具・備品	日用品	その他
筆記用具ノートファイルコピー用紙インク、トナー領収書、請求書封筒印鑑名刺	パソコンキーボードマウス USBメモリ LANケーブル機械部品デスク椅子ロッカー	蛍光灯、電球電池お茶、コーヒー食器洗剤ゴミ袋ティッシュタオル植物	ソフトウェアライセンス料クラウド会計ソフトの利用料コピー代金ガソリン代