帳簿書類の保存期間と保管方法【個人事業主】白色申告・青色申告

• 個人事業主の帳簿やレシート類は、すべて「7年保存」が無難
• 白色申告なら帳簿以外は「5年保存」でもOK
• 青色申告では基本「7年保存」が必要

保存期間 – 個人事業主の帳簿やレシート

個人事業主の場合、帳簿やレシートの保存期間は「5年」か「7年」です。「この書類は5年、あの書類は7年……」と振り分けて保管するのが面倒なら、すべて7年で統一しておけばOKです。

帳簿や書類の保存期間【個人事業主】

* 前々年分の所得が300万円以下なら5年でよい

これらの帳簿書類は確定申告で提出するわけではなく、税務調査に備えて保管しておきます。上記の保存期間を過ぎた帳簿書類のうち、業務で不要となったものはシュレッダーなどで廃棄処分しても構いません。

保存年数の数え方 – 帳簿・書類の保存期間

帳簿や書類の保存年数は「確定申告期限日の翌日」から数えます。たとえば、2023年分（2023年1月1日～12月31日）の確定申告期限日は2024年3月15日です。この場合は「2024年3月16日～2025年3月15日」を1年と数えます。

したがって、2023年分の例でいうと、7年保存の帳簿は2031年3月15日まで保存しなくてはいけません。同様に、2023年中に発行されたレシートや領収書を5年保存する際は、2029年3月15日まで保存します。

【白色申告】帳簿書類の保存期間

白色申告の個人事業主は、帳簿書類の保存期間を「帳簿7年・書類5年」と考えましょう。厳密にいうと、下表のように「任意帳簿」は5年保存でOKですが、まとめて7年保存しておくのが無難です（そもそも任意帳簿を作成する機会はそう多くない）。

帳簿書類の保存期間 – 白色申告の個人事業主

収入や必要経費が記載されている帳簿は、すべて「法定帳簿」に該当します。たとえば、国税庁は以下のような様式を例示しています。これに限らず、現金出納帳や売掛帳も法定帳簿に分類されます。

法定帳簿の例（国税庁の手引きより抜粋）

ちなみに確定申告の際、白色申告では「収支内訳書」という決算書を提出し、その控えを受け取ります。この控えについては保存義務がありません。税務署に原本が保管されているため、控えを廃棄したところで税務調査には何ら支障ないからです。

【青色申告】帳簿書類の保存期間

青色申告の個人事業主の場合、帳簿や書類の多くは「7年保存」が必要です。ただし、前々年分の所得が300万円以下なら、当年分の領収書やレシート類は5年保存でも構いません（収入 － 必要経費 = 所得）。

帳簿書類の保存期間 – 青色申告の個人事業主

ここでいう「決算関係書類」は、年末の決算時に作成する書類全般を指します（青色申告決算書は除く）。たとえば、商品や原材料を仕入れている青色申告者は、年末に棚卸表を作成して原価などを計算する決まりになっています。

「現金預金取引等関係書類」とは、現金か預貯金の出入りがあったときに作成される領収書などをいいます。店頭で現金決済したときのレシートや、ネット通販で銀行振込したときの入金確認メールなどが該当します。

紙で保存する方法

帳簿や書類は「紙」か「電子データ」のどちらかで保存します。まずは、紙で保存する昔ながらの方法から説明します。基本的には原本をそのまま保管しますが、パソコンで自作した帳簿書類はプリントアウトして保存します。

紙で帳簿や書類を保存する方法

取引先と交わす文書のうち、メールでやり取りした領収書のPDFなどは、データのまま保存する必要があります（上表の「電子取引の取引情報」）。この電子取引データだけは、紙に印刷して保存できないので注意しましょう。

「電子取引の取引情報」とは？

メールでやり取りする請求書データや、AmazonなどのECサイトでダウンロードする明細データを「電子取引の取引情報」という。一般的には「電子取引」や「電子取引データ」と呼ばれることも多い。

2022年以降、電子取引については経過措置が設けられており、データ保存ができない場合は紙保存でもよいとされています（経過措置の期限は未定）。ただし、電子取引データをやむなく紙保存する場合であっても、元データはむやみに削除しないほうが無難です。

電子データで保存する方法

帳簿や書類を「電子データ」で保存する際は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。簡単にいうと、改ざんできない仕組みを導入した上で、税務調査がスムーズに行えるよう検索・閲覧しやすい形式で作成や保存をしないといけません。

電子データで帳簿や書類を保存する方法

>> 帳簿書類の電子保存をわかりやすく解説

手書きの帳簿を電子保存するには？

紙のノートなどに手書きで作成した帳簿は、スキャン等による画像データでの保存が認められない。電子保存したい場合は、対応のクラウド会計ソフトなどに同じ内容を入力し直す必要がある。その場合も、もとの紙の帳簿は原則として別途保存が必要。

帳簿は「単式簿記」と「複式簿記」の2つに大別されますが、データ保存が認められるのは複式簿記の帳簿だけです。たとえば、エクセルなどで単式簿記の帳簿を作成した場合は、データ保存ができません。プリントアウトして紙保存する必要があります（大手メーカーの会計ソフトなら複式簿記で作成されるので、この心配は不要です）。

紙のレシートなどは、コピー機のスキャナやスマホカメラを使って、画像データとして保存できます（スキャナ保存）。いろいろと面倒くさい要件もありますが、スキャナ保存に対応した会計ソフトを活用すれば、誰でも簡単にデータ保存できます。

Q&A – よくある疑問など

保存期間の早見表 – 個人事業主向け

個人事業主の場合、帳簿や領収書などはすべて7年保存しておけば間違いありません。ただ、なかには5年保存でよい書類もあるので「邪魔くさいからさっさと捨てたい！」という人は確認しておきましょう。

帳簿や書類の保存期間 – わかりやすいまとめ

* 前々年分の所得が300万円を超えたかどうかで判定

上表は、国税庁ホームページに掲載されている表を簡略化したものです。ややこしい箇所は、すべて7年と表記しました。これにしたがって保存しておけば「本来なら7年保存が必要なのに5年で捨ててしまった」という失敗は防げます。

なお、これらの帳簿書類は確定申告では提出しません。税務調査に備えて自宅等で保管しておきます。保存方法は「紙保存 or データ保存」のどちらかですが、データ保存をする際は電子帳簿保存法に対応のクラウド会計ソフトが便利です。

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