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【会計ソフトの使い方】手順や会計業務が楽になる活用方法

更新日: 2024/02/14 PR
【会計ソフトの使い方】手順や会計業務が楽になる活用方法

会計ソフトを使ったことがない初心者向けに、会計ソフトの基本的な使い方を解説します。会計ソフトを上手に活用すれば、会計業務を効率的かつ正確に行えます。記事の後半では、初心者におすすめの会計ソフトも紹介しています。

INDEX

目次

    会計ソフトとは

    会計ソフトとは、売上や経費の記録(帳簿付け)を簡単にするソフトのことです。ソフトによって個人事業主向けと法人企業向けがあり、大抵の個人事業主向けのソフトには、年に一度の確定申告をラクにする機能がついています。そのため、確定申告ソフトと呼ばれることもあります。
    会計ソフトとは?導入のメリットや選定ポイントをおさらい

    会計ソフトにはクラウド型とインストール型がある

    クラウド型 インストール型
    利用環境 ブラウザだけで動作する インストールしないと使えない
    対応端末 パソコン
    タブレット
    スマホ
    パソコンのみ
    操作画面 シンプルで
    初心者でも使いやすい
    やや複雑で
    経理経験者向き
    データ クラウド上に
    自動保存される
    基本的にローカル保存
    主なソフト ・やよいの白色申告 オンライン
    ・やよいの青色申告 オンライン
    ・弥生会計 オンライン
    ・freee会計
    ・マネーフォワード クラウド
    ・やよいの青色申告
    ・弥生会計
    ・みんなの青色申告
    ・ジョブカン会計 Desktop
    ・会計王

    >> クラウド型とインストール型の違いを詳しく

    いま会計ソフトを導入するなら、データ管理がしやすい「クラウド型」がおすすめです。データの共有やバックアップも簡単にできます。銀行の明細データなどを自動取得する機能も「クラウド型」の得意分野です。

    会計ソフトは初心者でも使いこなせる?

    チュートリアルやサポートが充実しているソフトを選べば、初心者でも問題なく使いこなせます。もちろん、基本的な会計知識があるに越したことはないですが、使いながら会計知識を身につけることも可能です。いきなり完璧に使いこなす必要はありません。

    会計ソフトの使い方の流れ ‐ 実際の手順

    会計ソフトの使い方を、通常の利用手順に沿って解説します。ここでは個人事業主やフリーランス向けのクラウド会計ソフトを例に説明しますが、法人企業の方にも参考にしていただけます。法人向けソフトでも、初期設定や記帳の流れはだいたい同じです。

    ① 基本情報の設定 必須項目のみ入力すればOK
    ② 銀行口座などの登録 自動化したい場合は登録する(任意)
    ③ 取引の登録 日々の取引内容を帳簿付けする
    ⑤ 確定申告 毎年3月15日までに行う

    ここからは、個人事業主向けの弥生のクラウド会計ソフトの操作画面を例に解説します。操作画面の細かなデザインなどはソフトによって異なりますが、基本的な操作手順はそう変わりません。

    ① 基本情報を設定する

    基本情報の設定画面(会計ソフトの使い方の流れ)

    まずは、事業主の基本情報を設定します。利用者名・確定申告の種類(白色or青色)・事業の開始日などを入力します。細かな設定項目については、無理にいじらなくても構いません。使いながら、設定が必要になったタイミングで都度行えばOKです。

    ② 銀行口座やクレジットカードを登録する

    銀行口座やクレジットカードの登録・連携(会計ソフトの使い方の流れ)

    次に、銀行口座やクレジットカードの情報を登録します。銀行口座やクレジットカードの明細データが定期的に同期され、帳簿にも反映できます。帳簿付けの効率がぐんとアップするので、あくまで任意ですが、登録したほうが便利です。

    ③ 取引を登録する

    取引の登録・帳簿付け画面(会計ソフトの使い方の流れ)

    初期設定が済んだら、日々の収入や経費を登録していきましょう。具体的には、取引の「日付・金額・勘定科目・内容」をソフトに入力します。勘定科目とは、ざっくりいうと、取引をわかりやすく分類するための名前です。たとえば、仕事で支払った電車代は「旅費交通費」という勘定科目に分類するのが一般的です。

    ④ 確定申告をする

    確定申告書類の作成画面(会計ソフトの使い方の流れ)

    会計ソフトで帳簿付けをしていれば、帳簿データをもとに確定申告の提出書類をほとんど自動で作成できます。個人事業主は1月1日~12月31日の利益などを集計して、原則として翌年3月15日までに確定申告をしなくてはいけません。

    会計ソフトでできること

    会計ソフトには、お金の動きを簡単に記録する機能や、そのデータをもとに様々な書類を作成する機能が搭載されています。これらの業務を会計ソフトに集約することで、二度手間をなくしたり、転記ミスをなくしたりできます。

    会計ソフトの主な機能
    1. 銀行口座やクレジットカードの紐づけ
    2. レシート画像の読み取り
    3. 自動仕訳
    4. 領収書や請求書の保存
    5. 請求書の作成
    6. 帳簿の作成
    7. 分析レポートの作成
    8. 決算書の作成
    9. 確定申告書の作成
    10. 税理士とのデータ共有

    ① 銀行口座やクレジットカードの紐づけ

    銀行口座やクレジットカードなどをアカウントに紐付けることで、明細データを自動で会計ソフトに取り込めます。連携したクレカなどで買い物をすれば、その日付や金額などをそのまま帳簿に反映できます。

    ② レシート画像の読み取り

    経費のレシートを専用のスマホアプリで撮影すれば、画像から文字を自動で読み取れます(OCR機能)。この機能を使えば、現金での取引であっても、レシートをスマホで撮るだけで帳簿付けを簡単にできます。

    ③ 自動仕訳

    自動仕訳(しわけ)とは、銀行口座などから取り込んだデータについて、勘定科目を推測・提案してくれる機能です。たとえば、銀行口座から事務所の電気代が引き落とされたら、自動で「水道光熱費」の勘定科目を提案してくれるイメージです。

    ④ 領収書や請求書の保存

    領収書などを画像データとしてクラウドにアップロードできます。そうすれば、紙の領収書などは捨てても構いません(法令対応しているソフトのみ)。同様に、メールなどでやり取りした領収書のPDFデータなども、クラウド上で一元管理できます。

    ⑤ 請求書の作成

    近年の会計ソフトは、会計業務だけでなく、請求業務のサポートをしてくれるものもあります。請求書を作成すると、そのまま売上として帳簿にも反映できるので二度手間を防げます。従来は、会計ソフトと請求書発行ソフトを別々に導入するのが一般的でした。

    ⑥ 帳簿の作成

    会計ソフトを使えば、一度の入力で複数の帳簿を自動的に作成できます。ごく基本的な帳簿だけでも「仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・売掛帳・買掛帳・固定資産台帳」などの種類があります。これらすべてを会計ソフトなしで作成するのは非常に面倒くさいです。

    ⑦ 分析レポートの作成

    リアルタイムの損益レポートや資金繰りレポートなどを、グラフでわかりやすく表示することも可能です。帳簿に入力したデータをもとに、様々な切り口で数字を分析できます。この機能を上手に使えば、つねに最新のデータに基づいた経営判断ができます。

    ⑧ 決算書の作成

    決算書とは、ざっくりいうと、月次・年次での経営成績をまとめた書類です。毎年の確定申告で税務署に提出する「収支内訳書」や「青色申告決算書」も、決算書の一種と言えます。会計ソフトを使えば、このような決算書を簡単に作成できます。

    ⑨ 確定申告書の作成

    確定申告の時期には、会計ソフトで確定申告書を作成できます。帳簿データをもとに、書類の大部分を自動的に作成してくれます。作成した申告書は、印刷してそのまま提出してもいいですし、ソフトによってはオンライン(e-Tax)で提出することも可能です。

    ⑩ 税理士とのデータ共有

    税理士とアカウントを共有して、帳簿をリアルタイムで閲覧・操作してもらえます。帳簿や書類をいちいちコピーして送ったり、スキャンしてメールで送信したりしなくていいので、スムーズにやりとりできます。

    会計業務が楽になる会計ソフトの使い方

    会計ソフトを上手に使いこなすコツを紹介します。会計ソフトの利用を前提に業務フローを見直すことで、会計業務を大幅に効率化できます。

    コツ① 入力ルールを決めておく

    会計ソフトを使う際は、入力ルールを事前に決めておくと良いです。たとえば、スマホ代は「通信費」の勘定科目で記帳する、のように一貫したルールを決めておきましょう。入力作業がスムーズになり、自動集計の精度もアップします。

    さらに、「よく使う仕訳」を登録しておき、ショートカットで呼び出す機能もあります。たとえば、事務所の賃料などは、いつも同じ金額を払い、同じ勘定科目で仕訳するはずです。こういう取引を登録しておくと、作業がとても早くなります。

    コツ② データ連携による自動入力を活用する

    銀行口座やクレジットカード、ECサイトなどと連携することで、取引の日付や金額などの明細データを自動的に取り込めます(自動取込)。最初に連携の設定さえしておけば、以後は何もしなくても勝手に同期してくれます。

    銀行の通帳に「勘定科目」の情報は載っていませんが、これを自動で推測してくれる機能もあります(自動仕訳)。ユーザーは、ソフトが提案した勘定科目を見て、合っているか確認すればOKです。間違った提案の修正も簡単です。

    コツ③ 同じ種類の取引をまとめて入力する

    数ヶ月分の取引をまとめて入力するときは、日付順ではなく、種類ごとに入力するとよいです。たとえば、電車代だけを片っ端から入力していき、それが終わったらバス代を入力する、というイメージです。

    会計ソフトなら、入力した順番に関係なく、自動的に日付順に並べ替えてくれます。一方、紙の帳簿では必ず日付順に記入しなくてはいけないので非常に手間です。エクセルの場合は、並べ替える際に操作ミスでセルがずれたりする恐れがあります。

    【個人事業主向け】初心者におすすめの会計ソフト

    おすすめの会計ソフトは、確定申告の方法によって異なります。「白色申告」と「青色申告」を区別して考えなくてはいけません。青色申告をするには、税務署に事前申請をする必要があります。この申請をしていなければ、自動的に白色申告となります。

    白色申告の個人事業主におすすめの会計ソフト

    白色申告の個人事業主やフリーランスには、無料から使える「やよいの白色申告 オンライン」がおすすめです。他の有料ソフトと遜色ない機能を、永年無料で制限なく利用できます。これだけ機能が充実した無料ソフトは他にないので、白色申告ならこれ一択です。

    青色申告の個人事業主におすすめの会計ソフト

    青色申告の場合、初心者でも使いやすいのは「弥生・freee・マネーフォワード」のクラウド会計ソフトです。主な特徴をわかりやすく表にまとめました。

    やよいの青色申告
    オンライン
    freee会計 マネーフォワード
    クラウド確定申告
    料金
    (税込)
    9,680円/年~
    初年度は無料~
    12,936円/年~ 10,560円/年~
    帳簿づけ
    確定申告
    機能の多さ 必要十分 幅広い 幅広い
    使用感 オーソドックス 独特 オーソドックス
    プラン別
    料金表
    やよいの青色申告 オンライン - プラン別料金表 freee会計 - プラン別料金表 マネーフォワード クラウド - プラン別料金表

    3社とも、基本的な「帳簿付け」と「確定申告」の機能は完備しています。とくにこだわりがなく、安価に会計ソフトを導入したい場合は、初年度無料から利用できる「やよいの青色申告 オンライン」がおすすめです。

    自動化を徹底したい!など、やりたいことが多い人は「freee会計」や「マネーフォワード クラウド」が適しています。新しいもの好きな人はfreee、拡張性や他サービスとの互換性を重視する人はマネーフォワードがよいでしょう。

    個人事業主におすすめの会計ソフト【比較一覧表】

    【法人企業向け】初心者におすすめの会計ソフト

    経理初心者でも使いやすい法人向けソフトは、「弥生・freee・マネーフォワード」のクラウド会計ソフトです。クラウドでデータ共有できるので、担当者が複数人いる場合でも利用しやすいです。

    弥生会計
    オンライン
    freee会計 マネーフォワード
    クラウド
    料金
    (税込)
    30,580円/年~ 26,136円/年~ 39,336円/年~
    帳簿づけ
    決算書
    税理士連携
    機能の多さ 必要十分 幅広い 幅広い
    使用感 オーソドックス 独特 オーソドックス

    法人の場合、税務申告は税理士に依頼するのが一般的です。自社で帳簿と決算書を作成したら、それを税理士に見てもらい、法人税の申告書を作成してもらう、という流れです。したがって、決算書まできちんと作成できれば、実用にはまったく問題ありません。

    中小法人におすすめの会計ソフト【比較一覧表】

    まとめ – 会計ソフトを使って会計業務の効率を上げよう

    会計ソフトを導入すると、帳簿付けや確定申告を効率よく正確に行えます。初心者向けの会計ソフトを選べば、操作画面がわかりやすいので、簿記の知識がなくても大丈夫です。画面にしたがって操作すれば、誰でも問題なく帳簿を作成できます。

    会計ソフトの利用手順

    1. 氏名・住所などを登録する
    2. 銀行口座などを連携させる ←重要!
    3. 取引が発生したら記帳する
    4. 確定申告をする

    会計ソフトを便利に使いこなしたい人は、とくに「② 銀行口座などを連携させる」が非常に重要です。事業用の銀行口座やクレジットカードをあらかじめ作成しておくとスムーズに連携できます。

    会計ソフトを上手に使うコツ

    • データ連携による自動入力を活用する ←重要!
    • 入力ルールを決めておく
    • 同じ種類の取引をまとめて入力する

    せっかく会計ソフトを導入するなら、自動入力はぜひ活用したい機能です。銀行やクレカの明細を自動で取り込んで、そのまま帳簿に反映できます。勘定科目をソフトが推測してくれるので、ユーザーがやるべきことは確認と修正だけです。

    初心者向けの会計ソフトを使えば、勘定科目の説明もちゃんと画面に載っています。最初のうちは、それを見ながら勘定科目を選べばOKです。もし操作がわからなくなっても、チャットや電話で教えてもらうこともできるので安心です。

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