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Excelと会計ソフトの比較【やよいの白色申告 オンライン】

更新日: 2022/09/21
Excelと会計ソフトの比較【やよいの白色申告 オンライン】
  • エクセルで帳簿付けしても法律上は問題ない
  • ただ、クラウド会計ソフトを使ったほうが圧倒的に便利
  • 白色申告なら、無料の「やよいの白色申告 オンライン」がおすすめ

INDEX

目次

    エクセルで記帳しちゃダメ?

    すべての個人事業主には、帳簿付けの義務があります。白色申告であっても例外ではなく、事業の収入や必要経費について記帳しなくてはいけません。記帳の手段は、以下の3つに大別できます。

    主な帳簿付けの手段

    • 市販の会計ソフト
    • Excelなどの表計算ソフト
    • 昔ながらの紙の帳簿

    「エクセル」や「Googleスプレッドシート」などで記帳しても法律上は問題ありませんが、会計ソフトに比べて利便性は大きく劣ります。実際、エクセルを使う個人事業主はいまや少数派で、クラウド会計ソフトを使う人が多数を占めるとのデータもあります。

    記帳方法に関するアンケート結果

    フリーランスの記帳方法 - クラウド会計サービスの利用者60%超

    一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会
    フリーランス白書2022

    そもそも「クラウド会計ソフト」とは?
    インターネット環境さえあれば、いつでも自分の帳簿にアクセスして閲覧・記帳などができるソフトのこと。「クラウド会計サービス」ともいう。すべてのデータがクラウド上で保存・管理されるため、自分で設定してバックアップを取る必要もないとされる。

    小規模な個人事業主・フリーランスでも、クラウド会計ソフトを活用するのがどんどん当たり前になりつつあります。やよいの白色申告 オンライン」なら、有料ソフトと同等の機能を永年無料で利用できるので、ぜひ検討してみましょう。

    クラウド会計ソフトの利点

    クラウド会計ソフトの利点として、主に以下の3つが挙げられます。やよいの白色申告 オンライン」なら、これらの機能をすべて無料で利用できます。お試し期間などのしばりもありません。

    クラウド会計ソフトの主な利点

    1. 確定申告書を自動で作成できる
    2. 作成した帳簿や書類の保存・管理がラク
    3. クレカ明細などの自動取り込みが便利

    本記事では、以上の3点について順番に詳しく解説していきます。ちなみに「やよいの白色申告 オンライン」には、他にも以下のような利点があります。

    • 集計ミスなどが起きにくい
    • 自動でバックアップがとれる
    • スマホアプリから手軽に記帳できる
    • レシートをスマホで撮影して活用できる
    • 誤入力のアラートを表示してくれる
    • 税理士とのやりとりも簡単
    • 毎年の税制改正にも勝手に対応してくれる
    • ユーザーサポートで色々質問できる*

    * ユーザーサポートは有料プランのみ(初年度4,400円/年~)

    エクセルで帳簿を自作する場合、上記のような利便性はありません。すでにエクセルで記帳している個人事業主も「やよいの白色申告 オンライン」のインポート機能を使えば、エクセルからの移行も難なくできるので、ぜひ試してみましょう。

    ① 確定申告書類を自動作成できる

    白色申告の個人事業主は、確定申告で以下の書類を提出します。「やよいの白色申告 オンライン」を利用すれば、これらの書類の大部分を自動的に作成できます。

    白色申告の主な提出書類(個人事業主・フリーランス)

    • 収支内訳書
    • 確定申告書B 第一表
    • 確定申告書B 第二表

    帳簿の中身を自動で集計し、これらの書類へ反映してくれるので、記帳さえ済んでいれば売上や経費を改めて集計する必要はありません。画面の案内に従って、住所や社会保険料などの必要事項を入力するだけでOKです。

    確定申告書類の作成画面 – やよいの白色申告 オンライン

    やよいの白色申告 オンライン 確定申告の手順画面

    上記の画面から、必要書類をダウンロードして税務署へ提出すれば、確定申告は完了です。マイナンバーカードを持っていれば、e-Taxでオンライン提出も簡単に行えます(電子申告)。

    エクセルでこのような仕組みを実現するのは、かなり困難です。毎年の税制改正や様式変更にも、自力で対応しなくてはなりません。せっかくマクロや関数を駆使してシートを作り込んでも、翌年また作り直す羽目になるでしょう。

    ② 帳簿などの保存がラク

    白色申告の個人事業主には、事業の「収入」や「必要経費」を記帳する法的義務があります。これらの事項を記録した帳簿を「法定帳簿」といいます。通常は、紙媒体で7年間保存する必要があります。

    「法定帳簿」の保存・管理

    会計ソフトの場合 プリントアウトせず、クラウド上でデータ保存可能
    ※ 事前設定なども不要
    Excelの場合 プリントアウトして、紙媒体で保存するのが基本
    紙の場合 紙のまま保存する

    「やよいの白色申告 オンライン」を使って帳簿付けをすれば、プリントアウトすることなく、そのままクラウド上で保存・管理が可能です。紙と違ってスペースをまったく取りませんし、散逸の心配もありません。

    経費のレシートなどの保存・管理

    会計ソフトの場合 スマホで撮影して容易にデータ保存可能
    → 紙のレシートをすぐに廃棄できる
    Excelの場合 紙のまま保存するのが一般的
    紙の場合 紙のまま保存するのが一般的

    必要経費の証拠となる紙のレシートなどは、紙のまま5年保存するのが基本です。スキャナやカメラを使ってデータ保存する方法もありますが、法的な要件がけっこうシビアです(スキャナ保存)。

    「やよいの白色申告 オンライン」のユーザーなら、ごく簡単な事前設定のみで「スキャナ保存」を実現できます。「弥生 レシート取込」という専用アプリを無料ダウンロードして、スマホで撮影するだけでOKです。紙のレシートは廃棄して構いません。

    ③ 明細の自動取り込みが便利

    やよいの白色申告 オンライン」を活用すれば、銀行口座やクレジットカードの明細を自動取得して、帳簿へ反映させることもできます。現金取引を行わないようにすれば、帳簿への入力作業はほとんど不要になります。

    やよいの白色申告 オンライン 自動仕訳画面

    上図のように、日付・金額・勘定科目などが表示されます。内容を確認して、問題なければそのまま帳簿に登録しましょう。修正も簡単に行えますし、使い込むと精度も上がっていくようです。

    データを自動取り込みできるもの(例)

    • 銀行などの預貯金口座
    • クレジットカード
    • 電子マネー
    • スマホアプリ「弥生 レシート取込」
    • POSレジサービス
    • 家計簿アプリなどの外部サービス

    ※ 一部、対象外となるサービスもあります

    モバイルSuicaなどの履歴も自動取り込みできるので、交通費の記帳が格段にラクになります。日付・金額だけでなく、駅の利用区間もしっかり自動取得してくれるので、移動の多い個人事業主やフリーランスにとっては非常に便利です。

    スマホアプリ「弥生 レシート取込」で撮影したレシートも、自動取り込みの対象です。画像解析によって、日付・金額・勘定科目などが提案されます。これを活用すれば、現金で支払った経費なども簡単に記帳できます。

    まとめ

    白色申告の個人事業主・フリーランスは、無料から使える「やよいの白色申告 オンライン」で帳簿付けするのがおすすめです。「Microsoft Excel」や「Googleスプレッドシート」よりも簡単に記帳でき、効率よく正確な帳簿を作成できます。

    「やよいの白色申告 オンライン」の主な便利機能

    • 確定申告書類の自動作成
    • 帳簿などのクラウド保存
    • クレカ明細などの自動取り込み
    • スマホアプリでの帳簿付け
    • 撮影したレシートのスキャナ保存
    • レシート画像の解析、自動取り込み
    • 誤入力時のアラート表示
    • 毎年の税制改正への自動対応

    無料プランと有料プランが用意されていますが、どのプランでも帳簿付けや確定申告に必要なすべての機能を利用可能です。有料プランでは、さらにユーザーサポートが受けられます。

    「やよいの白色申告 オンライン」の料金プラン

    フリープラン ベーシックプラン トータルプラン
    料金(税込) 無料 8,800円/年
    初年度は4,400円
    15,400円/年
    初年度は7,700円
    すべての機能
    サービス案内
    (ユーザーサポート)
    ×
    業務ヘルプデスク
    (ユーザーサポート)
    × ×

    >>「やよいの白色申告 オンライン」の料金プランを詳しく

    「やよいの白色申告 オンライン」では、2022年10月から有料プランの年額料金が1,000~3,000円ほど値上げされる(フリープランは無料のまま)。
    >> 弥生の価格改定について詳しく【2022年10月〜】

    有料プランは「ベーシックプラン」と「トータルプラン」の2つです。「ベーシックプラン」では、会計ソフトの操作方法などを質問できます。「トータルプラン」では、ソフトに直接関係ないことでも、帳簿付けなどの業務に関して一般的な質問ができます。

    初年度はどちらも半額で利用できます。帳簿付けに不慣れな初心者であれば「トータルプラン」から始めましょう。わからないことがあっても、どんどん質問して素早く解決できます。7,700円も割引きされるため、料金的にも非常にお得です。

    有料プランが半額で使えるのは初年度だけなので、まずは割引額の高いトータルプランで始めて、記帳作業に慣れてからプランを切り替えるのがおすすめです。

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