個人事業主の必要経費まとめ【勘定科目一覧】白色申告・青色申告

個人事業主やフリーランス向けに、必要経費の勘定科目を一覧表にまとめました。具体例付きでわかりやすく解説します。

必要経費の処理で迷っているあなたへ

個人事業主の必要経費【勘定科目一覧表】

確定申告の決算書に載っている勘定科目

個人事業主の場合、経費計上できる金額に上限はありません。ただ、一部の勘定科目だけ金額が大きいと、税務署の目に止まりやすいです。金額を分散して整理するために、任意で勘定科目を追加することもできます。

任意で追加する勘定科目（主な例）

上記に挙げた勘定科目は、決算書には載っていませんが、一般的によく使われています。個人事業主向けの会計ソフトでは、これらの勘定科目が標準で設定されている場合もあります。

どんなときに勘定科目を追加する？

確定申告で使う決算書には19種類の勘定科目が載っていますが、自分で勘定科目を追加することもできます。むやみに増やすのはおすすめできませんが、下記のような場合には勘定科目を追加しましょう。

• 特定の勘定科目がふくらみすぎているので、複数に分けて管理したい
• 該当する勘定科目が複数あって迷うので、ひとつにまとめたい

勘定科目の追加によって、例年と比べて決算書の見え方が大きく変わってしまう場合は、決算書にある「本年中における特殊事項」という欄に変更内容を記入しておけば良いです。

ケース① 複数の勘定科目に分けて管理したい

たとえばフリーライターの場合、取材にかかる費用も「旅費交通費」に計上していると、取材にいくら使ったのかわかりにくいです。この場合は「取材費」という勘定科目を追加して、取材関連の費用を普段の交通費を分けて計上することで、支出の流れがより明確になります。

ケース② ひとつの勘定科目にまとめたい

たとえば、自動車に関する費用は様々な勘定科目に分類されます。自動車を持っている人は「車両費」という勘定科目を作成すると、細々とした支出をひとつの勘定科目にまとめられるので、帳簿付けがカンタンになります。

必要経費を帳簿付けするときのポイント

ポイント① 自分なりのルールを決めておく（継続性の原則）

勘定科目のなかには似ているものも多く、どれで仕訳すべきか迷うことがあります。判断が難しいものについては、ひとまず「コレ！」と決めた勘定科目を使い続けることが大切です。

たとえば「接待交際費」と「会議費」は使い分けに迷いやすい勘定科目ですが、下記のようなルールを決めておくと明瞭に整理できます。

接待交際費と会議費の使い分けルール（例）

• 飲食代が一人あたり5,000円以内の打ち合わせ費用……会議費
• 会議費に当てはまらない打ち合わせ費用……接待交際費

ちなみにこのルールは、法人企業における接待費と会議費の使い分けルールを参考にしています。個人事業主には一律のルールがないので、このように自分で決めておくとよいでしょう。

ポイント② 領収書は7年間保管しておく

必要経費の領収書やレシートは保管しておく必要があります。保存期間は、白色申告なら「5年間」、青色申告なら「7年間」です。いつ・誰に・何を・いくら支払ったかということがわかれば、レシートでも問題ありません。

領収書やレシートがもらえない場合は、出金伝票を作っておきましょう。出金伝票はコンビニなどでも売っています。レシートが出ない支出があったときのために、ひとつ持っておくと良いです。

出金伝票の記入例

>> 出金伝票の書き方について詳しく

ポイント③ 10万円超の備品は減価償却する

高額なパソコンや自動車などを購入したら「減価償却」という処理が必要です。この場合、購入費用を数年にわたって少しずつ経費にしていきます。

ポイント④ プライベートでも使うなら家事按分する

自宅兼事務所の家賃など、事業とプライベートの両方に関わる支出は「事業に関わる金額」だけを経費に計上します。このような会計処理を「家事按分」といいます。水道光熱費・通信費・地代家賃などは、家事按分をすることが多いです。

確定申告で必要経費はどこに書く？

確定申告の際には、必要経費の金額を勘定科目ごとに分けて書きます。白色申告なら「収支内訳書」、青色申告なら「青色申告決算書」に記入欄があります。

収支内訳書	青色申告決算書

なお、任意で追加した勘定科目は空欄のところに記入します。空欄が足りなくなるとちょっと面倒なので、追加する勘定科目は5つくらいに抑えておくのがおすすめです。

個人事業主の必要経費に関する疑問まとめ【Q&A】

そもそも必要経費とは？

必要経費とは、事業を行うために直接必要となる支出のことです。税金や保険料は「所得」が多いほど高くなりますが、この「所得」は収入から必要経費などを差し引いて算出します。

白色申告と青色申告で必要経費の扱いは違う？

必要経費の範囲は基本的にどちらも同じです。唯一の違いとして、白色申告では家族従業員への給与を一部しか経費扱いにできませんが、青色申告では「専従者給与」の勘定科目で全額経費にできます。

税金や保険料も必要経費にできる？

事業に関わる個人事業税や固定資産税は「租税公課」の勘定科目で必要経費に計上できます。一方、所得税・住民税・国民年金・健康保険料などは、あくまで個人にかかるお金なので必要経費にはできません。

領収書がない支出は必要経費にできる？

領収書がなくても、なんらかの証拠があれば経費にできます。振込明細やクレジットカードの利用明細などを保存しておきましょう。

領収書じゃなくてレシートでもいい？

レシートでも問題ありません。「いつ・誰に・何を・いくら支払ったか」ということがわかれば、領収書でもレシートでもとくに違いはありません。

まとめ

事業で収入を得るために必要な支出は、必要経費に計上できます。個人事業の確定申告で提出する決算書においては、経費の勘定科目が19個用意されています。費用の使途に応じて、適切な勘定科目で記帳しましょう。

個人事業主の必要経費の重要ポイント

• 事業に必要な支出が必要経費として計上できる
• 事業と私用の両方で使うものは、家事按分してその一部を経費にできる
• 特定の勘定科目だけ金額がふくらまないように配慮する
• もともと決算書にない経費の勘定科目をつくってもOK
• 同じ内容は同じ勘定科目で毎回記帳すること（継続性の原則）
• 領収書やレシートは白色申告の場合5年、青色申告の場合7年保管する

支出の内容によっては、どの勘定科目で仕訳をしていいか悩むものもあります。たとえば、自動車のガソリン代は「消耗品費」で計上する人もいれば、「旅費交通費」と考える人もいます。

このような複数の勘定科目があてはまる支出については、自分で決めた勘定科目で毎年仕訳をしていけばOKです。一度決めた会計基準を更新したい場合は、決算書の「本年中における特殊事項」という欄に変更内容を記入しておきます。

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