必要経費の一覧 – 白色申告と青色申告の経費

個人事業における経費の勘定科目（全19項目）をまとめました。さらに、決算書には記載されていない、任意で追加する勘定科目（支払手数料や事務用品費など）も紹介しています。

個人事業の経費【一覧表】

白色申告で提出する「収支内訳書」と、青色申告で提出する「青色申告決算書」には、下記の勘定科目が記載されています。

個人事業の場合、経費として計上できる金額に上限はありません。とはいえ、特定の費用だけがふくらみすぎていると、税務署の目に止まりやすくなります。そうならないよう、新たに勘定科目を増やすなどの対策をしておきます（詳しくは後述）。

10万円超の備品を買ったら「減価償却」をする

高額なパソコンや自動車などを購入したら「減価償却」という処理が必要です。この場合、購入費用を数年にわたって少しずつ経費にしていきます。

プライベートと事業の両方で使っているものは「家事按分」をする

自宅兼事務所の家賃など、事業とプライベートの両方に関わる支出は「事業に関わる金額」だけを経費に計上します（家事按分）。「水道光熱費」「通信費」「地代家賃」などは、家事按分をすることが多いです。

決算書の記入欄

前述した19の勘定科目は、白色申告なら「収支内訳書」、青色申告なら「青色申告決算書」にそれぞれ記載されています。

収支内訳書	青色申告決算書

決算書には、勘定科目の項目が空欄の箇所もあります（赤い枠内）。ここは、任意の勘定科目を記入する欄です。

決算書にない勘定科目を追加してもOK

必要に応じて、決算書に記載されていない勘定科目を新たに追加できます。むやみに増やすのはおすすめできませんが、下記のような場合には勘定科目を追加しましょう。

• 特定の勘定科目がふくらみすぎているので、複数の勘定科目に分けて管理したい
• 該当する勘定科目が複数あって迷うので、ひとつの勘定科目にまとめたい

勘定科目の追加によって、例年と比べて決算書の見え方が大きく変わってしまう場合は、決算書にある「本年中における特殊事項」という欄に変更内容を記入しておけば良いです。

「複数の勘定科目に分けて管理したい」から勘定科目を追加する

フリーライターの場合、取材にかかる費用も「旅費交通費」に計上していると、取材にいくら使ったのかわかりにくいです。そのようなときは「取材費」という勘定科目を追加します。取材費用と普段の交通費を分けることで、支出の流れがより明確になります。

「ひとつの勘定科目にまとめたい」から勘定科目を追加する

自動車を使う上でかかる費用はさまざまな勘定科目に分類されるので、自動車にかかる費用だけを把握するのは難しいです。「車両関連費」という勘定科目を作成すれば、細々とした支出もひとつの勘定科目にまとめられ、帳簿づけがカンタンになります。

任意で追加する勘定科目【一覧表】

決算書にはあらかじめ記載されていないものの、一般的な事業でよく使われている勘定科目をまとめました。新たに追加する勘定科目の選択肢としてご覧ください。一部の勘定科目は、会計ソフトに標準で設定されている場合もあります。

上記以外の勘定科目を作成してもOKです。ただし、勘定科目の名称は誰が見ても経費の内容がわかるものにしましょう。なお、決算書の空欄は白色申告が5つ、青色申告が6つです。

自分なりの会計ルールを決めておく – 継続性の原則

勘定科目のなかには似ているものも多く、どれで仕訳をするのが正解なのか迷うことがあります。判断が難しいものについては、一度自分でコレと決めた勘定科目で毎年仕訳をすればよいです。

個人事業においても従うべき「企業会計原則」には「継続性の原則」というルールがあります。ざっくりいえば「同じ内容は同じ勘定科目で毎回仕訳をしなくてはいけませんよ」というルールで、これが守られていれば良いわけです。

複数の勘定科目があてはまる支出

ここでは例として、法人の要件を参考にして定めた「会議費」と「接待交際費」を区別するルールを紹介します。

「会議費」と「接待交際費」の例

• 飲食代が一人あたり5,000円以内の打ち合わせ費用……会議費
• 会議費に当てはまらない打ち合わせ費用……接待交際費

このように、誰から見ても明確なルールを決めておくと、帳簿づけのときに悩むことはありません。万が一、税務署の調査が入った際にも説明しやすいです。

領収書やレシートは最低でも7年間は保管しておく

支出を証明するために、領収書とレシートは保管する必要があります。白色申告の場合は5年間、青色申告の場合は7年間、これらの書類を保管しておきましょう。

「いつ・誰に・何を・いくら支払ったか」ということがわかれば、領収書ではなくレシートでも問題ありません。情報が足りない場合は、余白にメモを残しておきましょう。

領収書がもらえない場合は、出金伝票に詳細を記入しておきます。この出金伝票は、文房具店や100円均一で販売されています。領収書がでない費用などのために、ひとつ購入して持っておくと良いです。

出金伝票の記入例

>> 領収書やレシートがもらえない場合について詳しく

個人事業の経費に関する重要なポイント

事業で収入を得るために必要な支出は、必要経費として計上できます。個人事業の確定申告で提出する決算書においては、経費の勘定科目が19個用意されています。費用の使途に応じて、適切な勘定科目で帳簿づけしましょう。

必要経費の重要ポイント

• 事業に必要な支出が必要経費として計上できる
• 事業と私用の両方で使うものは、家事按分してその一部を経費にできる
• 特定の勘定科目だけ金額がふくらまないように配慮する
• もともと決算書にない経費の勘定科目をつくってもOK
• 同じ内容は同じ勘定科目で毎回帳簿づけすること（継続性の原則）
• 領収書やレシートは白色申告の場合5年、青色申告の場合7年保管する

支出の内容によっては、どの勘定科目で仕訳をしていいか悩むものもあります。たとえば、自動車のガソリン代は「消耗品費」で計上する人もいれば、「旅費交通費」と考える人もいます。

このような複数の勘定科目があてはまる支出については、自分で決めた勘定科目で毎年仕訳をしていけばOKです。一度決めた会計基準を更新したい場合は、決算書の「本年中における特殊事項」という欄に変更内容を記入しておきます。

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